El Business Intelligence no solo proporciona la capacidad de analizar datos. También nos permite disponer de una plataforma única de acceso a la información.
Esta fuente de información única y consolidada es la respuesta a las necesidades de la gran mayoría de organizaciones, que ven como el acceso a la información por parte de sus empleados acaba creando un sinfín de versiones de los mismos datos.
El riesgo de poder manipular los datos
Un escenario habitual en las organizaciones es el de permitir a los usuarios disponer de los datos para poder analizarlos por cuenta propia. Sin entrar para discutir sobre el riesgo que esto supone por la posibilidad de manipulación de esos datos y la consecuente falsificación de los resultados (hecho que he podido comprobar en varias ocasiones a lo largo de mi vida profesional como consultor), lo cierto es que permitir a los usuarios crear sus propios análisis (típicamente usando hojas de cálculo como Excel), supone un gran riesgo para las organizaciones.
Errar es humano. Los usuarios son humanos. Por tanto, existe un riesgo asociado al uso de Excel por parte de los empleados. En conclusión, a mayor el número de empleados creando fórmulas y cálculos (a veces muy complejos) en sus hojas de cálculo, mayor el riesgo de que se produzcan errores.
Un modelo de datos único
Disponer de una solución de Business Intelligence con un modelo de negocio único permite que los informes generados provengan todos de la misma fuente de datos y que utilicen los mismos cálculos para la elaboración de dichos informes.
Las métricas, los indicadores y los KPI pasan a ser homogeneizados en un sistema de Business Intelligence. Esto evita situaciones comprometidas y que ponen en riesgo la veracidad de la información
Procesos dirigidos por la toma de decisiones inteligente
Una vez disponemos de una solución que nos proporciona información consolidada bajo un único modelo de negocio, podemos dar un paso más y utilizar esta solución de Business Intelligence no solo para proporcionar información si no para ayudarnos a tomar decisiones acertadas en la ejecución de los procesos de negocio.
Usaré como ejemplo un cliente para el que estuve realizando un proyecto hace años. Se trataba de una organización con una fuerza de ventas de varios centenares de empleados en toda Europa.
Como es de imaginar, alinear todos los vendedores a unos criterios unificados para los procesos de venta es algo altamente complicado. La definición de procesos de venta y la priorización de las oportunidades de venta había sido siempre el talón de Aquiles de esta compañía. El seguimiento por parte de los jefes de venta de los diferentes países era muy complicado. Y aún lo era más en el nivel superior, a nivel de toda Europa.
La solución a este problema se obtuvo a partir de la propia herramienta de Business Intelligence que utilizaban para analizar los procesos de venta. La solución consistió en generar la lista de oportunidades de venta sobre las cuales los diferentes vendedores de priorizar sus esfuerzos. Y todo a partir de una lista de directrices definidas a nivel europeo.
Tomando como partida la información de las oportunidades de venta, los clientes los productos los vendedores y los objetivos, se crearon informes diarios de actividad para los distintos vendedores. De esta manera se consiguió unificar los criterios del proceso de ventas en toda la región.
Conclusión
La democratización del acceso a los datos permite un grado de libertad a los empleados no eximido de riesgos. Es muy importante que los informes corporativos sean validados si provienen de modelos de datos generados por empleados a título individual.
Para evitar el riesgo de usar modelos modificados por los usuarios, es conveniente usar un modelo de negocio único para la solución de Business Intelligence. Un modelo de datos único es la base que permite a los empleados extraer información homogénea.
Pero además, una solución de Business Intelligence con un modelo de negocio único puede proporcionar también información para mejorar y consolidar los procesos internos de la organización. De esta manera conseguiremos homogeneizar los procesos y ser más consistentes.