A la hora de abordar un nuevo proyecto siempre debemos tener en cuenta el Retorno de Inversión (ROI, en inglés). Un proyecto de Business Intelligence no debería ser menos.

Hoy quiero hablaros de un caso que me encontré hace unos años, que muestra una parte de la ecuación: la del coste asociado a no usar Business Intelligence.

El escenario

Hace unos años tuve un cliente que quería que le hiciese un estudio sobre la necesidad de introducir procesos de BI en su negocio. Como es habitual en este tipo de estudios, el proyecto fue corto pero muy intenso, lleno de reuniones con directivos y responsables de diferentes áreas de negocio.

En estas reuniones, mi objetivo era analizar sus procesos de obtención y explotación de la información, para su posterior aplicación a la toma de decisiones en todos los niveles de la empresa. Por tanto, las reuniones cubrían procesos de decisión tanto ejecutivos, como tácticos y operacionales.

El cliente fue exquisito desde el punto de vista de un consultor. Hubo una gran predisposición a la colaboración y los interlocutores vinieron muy preparados, cosa que facilitó mi trabajo. De hecho, hubo tanta apertura y sinceridad, que su Director de Finanzas (CFO) me explicó a qué se dedicaba cada día desde hacía más de 20 años.

Obteniendo información clave

Cada mañana, el CFO de la empresa obtenía de su equipo un listado con las órdenes de venta de los últimos tres meses. Ese listado contenía más de 100 páginas (lo pude sostener en mis manos y pesaba mucho, había muchas páginas).

Su tarea principal para empezar el día y poder asignar el trabajo a su equipo era el de revisar cada una de las órdenes de venta de ese informe. En concreto, marcando con un bolígrafo aquellas que requerían una atención especial (ya fuera por retrasos en el pago, por descuentos no aplicables, etc.), y pasando a su equipo la responsabilidad de hacer un seguimiento de éstas.

Un coste para la empresa

El hombre, un empleado con un alto nivel de seniority y muy respetado en la empresa, se mostraba orgulloso de poder realizar esta tarea cada día. Es más, creía que gracias a su trabajo revisando el informe, el departamento funcionaba con un alto nivel de calidad y eficiencia. Eso no se lo negué.

Pero lo que sí que hice fue preguntarle a qué dedicaría su tiempo si ese informe pudiera hacerse siguiendo exactamente sus criterios, sin necesidad de estar un par de horas cada día revisando todas esas líneas. Me contestó que tenía mucho trabajo y que siempre le faltaban horas para poder realizar todas sus tareas, con lo cual tenía que alargar su jornada laboral.

El coste de ese ejercicio diario era de 2 horas. Y esas horas eran contabilizadas y suponían un coste para la empresa.

Calculando el Retorno de Inversión

Al finalizar esa reunión, le comenté que esa tarea repetitiva que él se dedicaba a hacer cada mañana podía realizarse a partir del análisis de las órdenes de ventas. Que podía seleccionar el rango de fechas (incluso más allá de tres meses), y que podía filtrar por cualquier campo relativo a clientes, productos, descuentos, vendedores, etc., para así dirigir su atención allí donde más le interesase. Y que la lógica a aplicar para seleccionar las órdenes de venta sobre las que trabajar podía ser tan compleja como quisiera, incluso teniendo en cuenta información no disponible en ese informe.

Y lo mejor de todo, que una vez realizado ese análisis, podría planificarse para que se ejecutara periódicamente (por ejemplo, cada día antes de empezar la jornada laboral), y para que enviara ese informe a cada uno de los responsables de verificar esos datos y hacer un seguimiento de las órdenes de venta.

De esta manera, es cierto que habría un coste inicial de creación del análisis, pero se ahorraría las dos horas diarias para el resto de su vida laboral.

Pusimos unos números rápidos en una hoja de papel. Si en un año tenemos unos 220 días laborales, en 20 años obteníamos unos 4.000 días. A razón de 2 horas diarias, eso arrojaba una cifra de 8.800 horas. No me dijo su coste por hora, pero yo lo puse en 100 €, cantidad que no rebajó (seguramente era superior). El coste total era de 880.000 €. Y eso solo en un proceso de negocio.

Finalmente, el CFO vio que era una buena idea eso de introducir BI en la empresa.

Conclusión

Calcular el Retorno de Inversión no es una tarea fácil. A veces no es tanto cuestión de intentar poner números a los beneficios obtenidos (a menudo basados en una predicción sin una base objetiva), como de obtener la reducción de coste de los procesos actuales que serán obsoletos.

En la gran mayoría de organizaciones (por no decir todas), hay procesos de obtención manual de información. Si conseguimos eliminar ese tiempo mediante la explotación inteligente de la información, reduciremos ese coste.

Es más, podremos dedicar el tiempo de esos analistas de datos a pensar en cómo mejorar el negocio, haciendo que se incremente su satisfacción y su productividad.

El Business Intelligence nos ayuda a obtener conocimiento a partir de la explotación de los datos. Y ese conocimiento permite la toma de decisiones inteligentes para la mejora de los procesos de las organizaciones. Si a ello añadimos una reducción en los costes de obtención de la información, estamos haciendo que el ROI de los proyectos aumente, cosa que justifica la realización de esos proyectos de BI.