Gestión de un proyecto de Business Intelligence (I): Estructura del proyecto

Una de las primeras preguntas a la que se enfrenta un gestor de proyectos con experiencia en proyectos de desarrollo de software cuando se ve delante de un proyecto de Business Intelligence (BI) por primera vez, es si dicha experiencia le permitirá gestionar el proyecto correctamente o no. La respuesta es: No, no será suficiente.

Un proyecto de BI tiene muchas particularidades si lo comparamos con un proyecto de desarrollo de software. Esto hace que deba enfocarse de manera diferente.

Dentro de estas particularidades que voy a desarrollar en una serie de artículos, hoy me centraré en la estructura del proyecto de BI.

Para poder hablar de la estructura de un proyecto de BI, lo primero que hay que hacer es entender la naturaleza de los requerimientos de negocio del proyecto.

Procesos de negocio vs. análisis de datos

Los procesos de negocio determinan cómo trabaja una organización. Estos procesos, a pesar de poder cambiar con el tiempo, tienden a ser estáticos a corto plazo.

En cambio, el análisis de datos es mucho más dinámico. Cierto es que habrá ciertos análisis de datos que siempre serán necesarios, que serán estáticos. Sin embargo, la manera en cómo los datos son analizados puede variar en base a muchos factores. Por ejemplo, la disponibilidad de nuevos datos o la mera curiosidad por descubrir correlaciones entre diferentes datos pueden hacer cambiar la manera en que los datos son analizados por los diferentes usuarios de un sistema BI.

Podemos concluir entonces que, como norma general, a medida que nos alejamos del momento en que se definieron inicialmente los requerimientos de negocio, la validez de éstos cuando son basados en procesos dentro de una organización es mayor que cuando son basados en análisis de datos.

En resumen, un requerimiento de negocio basado en un proceso dentro de una organización tiene una mayor posibilidad de aún ser válido que otro basado en análisis de datos, a medida que nos alejamos del momento de definición del requerimiento.

Iteraciones cortas

Para poder minimizar la volatididad (que no garantizar la validez) de los requerimientos de negocio para un proyecto de BI, será necesaria la segmentación del proyecto en un conjunto de iteraciones de corta duración. De esta manera, si un requerimiento de análisis de datos cambia, tan solo afectará al proyecto si ese cambio se produce durante la iteración que está implementando la solución para ese requerimiento.

Estas iteraciones seguirán la estructura clásica de un proyecto:

  • Análisis
  • Diseño
  • Desarrollo
  • Pruebas
  • Formación
  • Paso a producción
  • Soporte

Además de minimizar el impacto en los requerimientos, hay otros beneficios derivados de la organización de un proyecto de BI en iteraciones cortas:

  • Los usuarios disponen de un sistema de BI en un periodo corto de tiempo, lo que les permite aprender las posibilidades del sistema para así poder refinar sus requerimientos en las próximas iteraciones.
  • Permite reaccionar fácilmente a cambios de prioridades en los requerimientos mediante la reorganización de las iteraciones.

Análisis global

La segmentación de un proyecto de BI en iteraciones en base al alcance del proyecto definido inicialmente, es un error que conlleva graves implicaciones en el proyecto, ya que este enfoque no permite, entre otros, conseguir los siguiente objetivos:

  • Segmentar el proyecto en iteraciones cortas basadas en los requerimientos de negocio.
  • Identificar las prioridades de negocio.
  • Estimar el coste de ejecución de cada iteración teniendo en cuenta las dificultades técnicas y las posibles sinergias en el desarrollo.
  • Crear el plan de proyecto.

Por tanto, es necesario iniciar el proyecto con una fase de análisis global a alto nivel que nos permitirá disponer de la información necesaria para conseguir estos objetivos.

Después, a medida que avanza el proyecto, en cada una de las iteraciones se ampliará y detallará ese análisis inicial centrándose en el alcance de cada iteración. Esto permitirá proceder al diseño detallado, el desarrollo, etc. de las iteraciones definidas en el proyecto.

En un artículo posterior entraré en el detalle de qué debe contener este análisis global dentro del proyecto de BI.


Resumen

  • Un proyecto de BI requiere un enfoque diferente a un proyecto de desarrollo de software.
  • El proyecto debe iniciarse con un análisis global que nos permita, entre otras cosas, crear el plan de proyecto acorde con los requerimientos de negocio, las prioridades, las dificultades técnicas y las sinergias derivadas de la construcción de la solución de BI. 
  • Después de la fase inicial de análisis, el proyecto se segmenta en iteraciones definidas a partir de las conclusiones obtenidas en éste.
Si quieres conocer más acerca de la inteligencia de negocio, no dudes en suscribirte.

Introduccción a la inteligencia de negocio

La inteligencia de negocio está en boca de la gran mayoría de directivos sea cual sea su área, el tamaño de su organización, su sector y su ámbito territorial. Las organizaciones están invirtiendo en esta área para poder ser más eficientes y más competitivos. Pero sabemos qué es y en qué consiste la inteligencia de negocio?

Qué es la inteligencia de negocio?

Inteligencia de negocio (Business Intelligence – BI) es el término usado para designar el conjunto de técnicas y procesos que permiten el análisis de datos.

Dicho de esta manera, no parece nada que pueda cambiar el rumbo de una organización. Es más, habrá gente que piense que los datos pueden ser analizados sin la necesidad del BI. La verdad es que pueden estar en lo cierto en ciertos escenarios. Sin embargo, en la mayoría de casos, no será así.

Necesitamos el BI para poder analizar datos?

La capacidad de analizar datos no es específica del BI. De hecho, no es necesario aplicar técnicas y procesos de BI para analizar datos. Sin embargo, este conjunto de técnicas y procesos ofrece unos beneficios que permiten el análisis eficiente de grandes volúmenes de datos, cosa que no es posible con los métodos dígamos tradicionales. Es más, con los métodos tradicionales, en algunos casos sería prácticamente una quimera.

Qué beneficios aporta el BI?

Los beneficios para cualquier organización son evidentes. Cuando una organización dispone de dicha capacidad de análisis de datos, disfruta de una gran ventaja con respecto a sus competidores. Eso es debido a la posibilidad de extracción de conclusiones basadas en hechos más que en la experiencia o en intuiciones, lo que le permite obtener mejores resultados en sus procesos de negocio.

A quién pertenece un proyecto de BI?


La motivación de iniciar un proyecto de BI surge de la necesidad de negocio de obtener una información necesaria pero a la vez no disponible en ese momento en la organización. De hecho, los datos pueden existir, pero su transformación en información válida para poder monitorizar y mejorar los procesos de negocio, no está disponible. Por tanto, podemos decir que el iniciador de un proyecto de BI y por tanto su espónsor principal, será negocio.
Históricamente, la inteligencia de negocio se ha asociado a la tecnología  y por tanto al departamento de IT de una organización. Es innegable el vínculo con la tecnología, ya que existe un importante factor del éxito de un proyecto de inteligencia de negocio que depende de ésta. Sin embargo, es un error considerar un proyecto de inteligencia de negocio como un proyecto únicamente del departamento tecnológico de una organización. De hecho, el éxito de un proyecto dependerá del esfuerzo conjunto que realicen ambas partes. Cabe puntualizar pues, que sin la participación de negocio, el riesgo de sufrir un fracaso en la implementación de un proyecto de inteligencia de negocio es muy elevado.

Resumen

  • La inteligencia de negocio facilita a las organizaciones el análisis de datos para su transformación no solo en información sino también en conocimiento.
  • Esto permite la toma inteligente de decisiones de negocio, cosa que implica una serie de beneficios para la organización. 
  • El éxito de un proyecto depende en gran parte de la colaboración entre negocio y el departamento de IT.
Si quieres conocer más acerca de la inteligencia de negocio, no dudes en suscribirte.

Toma de decisiones inteligente

Cómo tomamos las decisiones en nuestro día a día? En qué nos basamos? Son estas decisiones fundadas o son tan solo el mero fruto de la experiencia y la intuición?

Toma de decisiones con fundamento

Cuando debemos tomar una decisión, sea en nuestra vida privada o en el trabajo, es muy importante basarnos en hechos con fundamentos. Dejar la elección de nuestros actos futuros a la intuición y la inspiración conlleva riesgos que debemos asumir. Dado el caso que de nuestra elección deriven resultados negativos, podemos justificar esa decisión bien ante otras personas bien ante nosotros mismos? Sin una decisión fundamentada, nos quedamos sin argumentos para dicha justificación. Pero no se trata tanto de un caso de justificación como de ser capaz de tomar las decisiones a priori acertadas en cada caso.

Transformación de las organizaciones

Dentro del mundo de las organizaciones, constantemente se toman decisiones, tanto a nivel ejecutivo, como táctico como operacional. Cuando se habilita a los trabajadores de una organización para que puedan tomar decisiones fundadas en hechos reales más que en su propia experiencia o intuición, estamos transformando esa organización. Dicha transformación conlleva múltiples beneficios. Algunos ejemplos son:

  • El índice de aciertos respecto a fallos en las tomas de decisión aumenta por el hecho de estar soportadas por una justificación basada en hechos.
  • Los empleados pueden tomar decisiones con unos riesgos más controlados. Esto conlleva un menor impacto en el caso de decisiones erróneas, que a la larga debería ser compensado por el incremento de aciertos.
  • El nivel de presión en la toma de decisiones disminuye. Por tanto, las decisiones son menos conservadoras, lo que trae consigo un aumento del beneficio en el caso de decisiones acertadas.
Cuando una organización se transforma, da un paso al frente en términos de eficiencia. Esto se puede traducir en optimización de recursos y procesos, reducción de costes e incremento de beneficios económicos, por ejemplo.
Dentro del mundo empresarial, con una voraz competencia por obtener cuotas de mercado y con una innegable presión por aumentar los beneficios, el uso de herramientas que permitan la toma de decisiones inteligente supone un soporte esencial en dicha carrera por escalar posiciones con respecto a sus competidores.

Conclusión

  • La inteligencia de negocio permite dotar a una organización de la capacidad para la toma de decisiones inteligente.
  • Las organizaciones que quieren sobrevivir a medio y largo plazo ya están aplicando técnicas de inteligencia de negocio para poder transformar su organización en esa dirección.
  • Las empresas que no se adapten, acabarán por desaparecer.
Para conocer más acerca de la inteligencia de negocio, podéis leer el artículo de este blog Introducción a la inteligencia de negocio.

Para cualquier consulta, puedes contactar conmigo.

Si quieres conocer más acerca de la inteligencia de negocio, no dudes en suscribirte.